보고서 스킬

1. 왜 보고서 쓰는 스킬은 아무도 가르쳐 주지 않을까?

회사에서 가장 짜증나는 일을 하나만 얘기해 볼래요? 보고서 아닌가요? 보고서의 '보' 글자만 나와도 얼굴에 열이 확 오르는 분들 많이 많지요? 그런데, 이렇게 중요하면서도 사람들이 배우기 어려운 '보고서 스킬'을 왜 체계적으로 가르쳐주는 선배도, 학원도 없는 것일까요? 참으로 아이러니해요

그러던 중, <대통령 보고서-청와대 비서실의 보고서 작성법>이란 책을 보았습니다. 책의 첫 장을 읽고 든 느낌은
"오호.... 정리 잘 해 놓았는데..."
여기에 내 경험을 조금 더해서 얘기를 풀면, 보고서 공포증에 빠진 직딩 또는 예비 직딩에게 도움이 될 것 이라고 생각했습니다. 내가 직장 15년동안 여러 '공포 빨간펜 선생님들'에게 깨지며 배운 보고서 스킬을 대방출 하려고합니다.

 

2. 보고서 마법 레시피 개요

"무슨 얘기인지 모르겠다! 그래서 어떻게 해야 한다는 거야?

철렁!!! 보고서를 상사에게 들고 갔을 때 가장 공포스러운 말은 바로 이것입니다. 여러분 공감하시지요? 이런 최악의 상황을 피할 수 있는 보고서 스킬 3가지를 아래처럼 정리해 보았습니다. 영어 약자는 'SCV' 이고, 한글 약자는 '구논시' 입니다.

 

이 3가지만 알아도, 여러분은 최소 89점짜리 보고서를 당장 써낼 수 있습니다. 나머지 11점은 어떻게 하냐고요?

그 11점은 보고받는 그 분들이 채워줍니다. 내가 보고하기 전에는 그분들(이하 그들) 머리속에 무엇이 있는지 알 수 없거든요. 이 마음 이해하시죠? 지금 이 순간에도 나에게 고통과 함께 가르침을 주신 수많은 빨간펜 선생님들이 떠오르네요.

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3. 마법 Recipe 1: Story - 구성 (목차)

내가 가르쳐 준 대로 목차만 쓰면, 칭찬 100%듣는다.

초보자 레벨에서 가장 중요한 것은 보고서의 Story를 짜는 것입니다. 핵심은 간단합니다. 큰 목차만 제가 얘기하는 대로 사용하면 71점짜리 보고서 무조건 나옵니다. 나를 믿어보세요. 이 목차에 맞춰 자기 논리를 정리하면 보고서는 완성됩니다. 참 쉽죠?

그러면, 회사에서 사용하는 목차는 어떤 것일까요? 아주 심플합니다. 기본은 아래의 3개 영역 - 5개 목차 뿐입니다. 

- 3개 영역:  도입부 - 본론  - 향후 계획

- 5개 목차

1) Why : 검토배경(추진경과)

2) What : 현황 및 문제점 - 검토(안)

3) How : 향후 추진사항 - 붙임 

[감자 댄서의 레시피]

1. [검토배경(추진경과)] - [현황 및 문제점 - 검토(안)] - [향후추진사항 - 붙임] 의 5개 목차를 사용하라

• 회사마다 목차에 사용하는 단어가 다를 수 있으니, 반드시 선배에게 물어라
• '검토배경'은 보고받는 사람 머리속에 과거 기억을 일깨워주는 일종의 워밍업 시간이다.  왜냐하면, 그들은 내 업무를 잘 알고 있지 않다. 그래서 친절하게 이래이래해서 보고한다라고 얘기해줘야 한다. 

2. 상황에 따라 목차를 통합하거나 분량을 축소하라 

• 그들이 '검토배경'을 잘 알고 있다고 100% 확신하면, 분량을 줄이거나 생략할 수 있다. 

3. 세부 정보는 '붙임'으로 보고서 뒤에 배치하여, 본 내용은 워드 2장을 넘기지 말라.

• 그들은 내용이 너무 많으면 머리속이 복잡해지므로, 그들이 찾을 때를 대비해서 뒤로 옮긴다. 
• 검토(안)의 '(안)'을 붙이는 이유  - 당신의 의사결정을 받기 위해 왔다는 부하로서의 기본 예의 표현이다. 그리고, 그분들은 당신의 생각을 승인하는 사람이 아니라, 자기가 직접 결정하기를 좋아하는 사람이다. 

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4. 마법 Recipe 2: Contents - 논리 (중급레벨)

한 문장은 최대 1.5줄, 주어와 술어는 딱 1개씩 Rule을 지켜라! 그러면 누구든지 당신 메시지를 이해한다.

1번 목차만 잘 써도 이미 여러분은 중급이 되었습니다. 고급 레벨로 업그레이드 하기 위해 필요한 것은 각 목차 내용들간의 '논리' 연결입니다. '논리 연결'이 되어야 그들의 머리 속에 당신의 주장이 쏙쏙 들어갑니다. 그러면, '논리연결' 이 의미하는 구체적인 내용이 무엇이냐고요? 아래 레시피에서 설명해드립니다.

[감자 댄서의 레시피]

1. 앞과 뒤의 내용은 '댓구'를 이루도록 해야 한다. 

문제점 3개를 언급했다면 해결책도 3가지여야 한다. 
그리고, 반드시 그 3개의 댓구 순서가 동일해야 한다. 

2. 주어와 술어가 있는 문장으로 써라. 단, 문장의 주어와 술어는 단 하나씩이어야 한다.

그렇게 되면, 메시지는 장황하지 않고 무조건 명확해진다. 

3. 그들의 궁금증이 '의심'으로 변신하기 전에 '친절함'으로 방어하라.

약어 및 전문용어는 반드시 주석을 달아라
주체 및 시기는 반드시 표기하라.

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5. 마법 Recipe 3: Visual - 시각화 (초고수 레벨)

한장의 이미지는 100마디 말을 대신한다.  그분들의 머리에 Big Picture를 그려줘라! 

2번 논리까지만 마스터해도 당신은 이미 사내에서 보고서 고수라는 얘기를 듣습니다. 그러면 초고수가 되기 위한 비급이 무엇일까요? 바로 '시각화' 입니다.

여기서의 '시각화'는 단순히 그래프, 도표, 인포그래픽 등의 사용을 의미하지는 않습니다. 

'시각화'의 핵심은 당신의 논리구조 및 메시지에 대한 큰 그림을 보고받는 사람의 두뇌속에 선명한 '이미지'로 그려주는 일 입니다.

그러면, 이 '시각화'가 왜 중요할까요? 회사의 보고 받는시는 분들은 급합니다. 왜냐하면, 시간이 없기 때문입니다. 그렇기 때문에 보고서의 1/3 시점에서 'Big Picture(큰그림)' 을 명확히 해주지 못하면, 글로 표현된 세부 내용을 이해하려고 하지 않습니다. 꼬투리 잡아 빨간펜 지적질 할 생각만 하게 되지요.

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6. Wrap-up

이것만 지킨다고 정말 89점짜리 보고서 되나요?

여기까지 읽고 여러분은 이렇게 물을 수 있습니다. 물론 현실은 그렇게 녹녹하지 않습니다. 그렇다면, 현실에서 더 필요한 스킬이 무엇이냐고요?

속칭 '기획력' 또는 '분석력' 이라고 부르는 스킬 또는 내공이 필요합니다. 거기에 해당분야에 대한 전문성도 갖춰야 합니다. 

그렇지만, 내가 얘기하는 3가지만 기본으로 따라하면 그래도 기본기 없다는 말은 듣지 않습니다. 그 이상의 것은 업무경험이 채워줄 것입니다.

*참고자료 - 대통령 보고서, 위즈덤 하우스